Hur man tecknar ett hyresavtal på distans

Att teckna ett hyresavtal på distans blir allt vanligare. Denna process sparar tid och undviker behovet av att båda parter är fysiskt närvarande. Låt oss titta på de viktigaste stegen och nyckelpunkterna som måste beaktas för att säkert och lagligt slutföra ett hyresavtal på distans.

Vad är ett distanshyresavtal?

Ett distanshyresavtal är ett avtal mellan hyresgästen och hyresvärden som ingås utan deras fysiska möte. Denna lösning passar både för stora företag som registrerar kontrakt via onlineplattformar och för privatpersoner som hyr fastigheter.

Genom att på distans utföra ett kontrakt kan du:

• Spara tid på att skicka dokument.
• Använd elektroniska kommunikationsmedel (e-post, särskilda plattformar).
• Använd en elektronisk signatur för att certifiera ett dokument.

Nyckelpunkten i denna process är undertecknandet av kontraktet av båda parter. Denna åtgärd ger dokumentet juridisk kraft, så det är viktigt att noggrant följa alla steg.

Ta emot och komma överens om kontraktstexten

Det första steget är att begära ett utkast till kontrakt via e-post. Detta gör att du noggrant kan läsa innehållet, diskutera villkoren och göra ändringar innan du skriver under.

Så här skyddar du data när du skickar:

• Använd säkra kommunikationskanaler som VPN (Virtual Private Network). Detta minskar risken för informationsläckage eller avlyssning av tredje part.
• Skicka vid behov dokument via certifierad e-post (PEC – Posta Elettronica Certificata).

Granskning av parternas handlingar

Innan du undertecknar ett avtal är det viktigt att begära identifieringshandlingar för den andra parten (pass, uppgifter om en juridisk person, etc.). Detta kommer att hjälpa till att bekräfta deltagarnas identitet och referenser.

För att verifiera juridiska personer kan du begära ett utdrag ur handelsregistret (visura camerale), som bekräftar företrädarens auktoritet.

Underteckna en pappersversion av avtalet

Efter att ha kommit överens om kontraktstexten och gjort ändringar måste du:

1. Skriv ut det.
2. Signera på varje sida. Detta bekräftar överensstämmelse med innehållet i dokumentet som helhet.
3. Var särskilt uppmärksam på klausuler som begränsar parternas rättigheter. Enligt art. 1341 i den italienska civillagen kräver sådana klausuler en separat underskrift (till exempel villkor för förtida uppsägning, ansvarsbegränsningar).

Skickar ett undertecknat dokument

En undertecknad kopia av avtalet ska skickas per post med mottagningsbevis eller via budtjänst. Detta garanterar dokumentets säkerhet och bekräftelse på mottagandet.

Rekommenderad:

• Bifoga ett följebrev som anger innehållet i försändelsen.
• Spara leveranskvittot.

Elektronisk signatur

För att påskynda processen kan du använda en elektronisk signatur. Det finns tre huvudtyper:

1. Enkel elektronisk signatur (FES): Den mest grundläggande, men mindre säkra.
2. Advanced Electronic Signature (FEA): Ger en högre säkerhetsnivå genom användning av certifierade enheter.
3. Kvalificerad elektronisk signatur (FEQ): Motsvarar en handskriven signatur, den har maximal laglig kraft.

Funktioner hos en kvalificerad signatur:

• Utfärdad av ackrediterade certifieringscenter.
• Använder enheter (smartkort, USB-tokens) som garanterar tillförlitlig identifiering av undertecknaren.
• Låter dig signera dokument i PDF (PAdES), XML (XAdES) eller andra filtyper (CAdES).

När anses ett fjärrundertecknat kontrakt vara giltigt?

För att avtalet ska vara juridiskt giltigt krävs:

• Se till att båda parter har rättskapacitet.
• Samtycke uttrycks medvetet och frivilligt.
• Kraven på kontraktets form och innehåll är uppfyllda.

Rekommendation:
Använd en kvalificerad eller avancerad elektronisk signatur. En enkel signatur ger inte alltid ett tillräckligt skydd vid tvister.

Värdet av fjärrsignatur i tvister

I händelse av oenighet är det undertecknade dokumentet ett bevis på transaktionen om:

• Pålitliga signeringsmetoder (kvalificerad signatur) används.
• Dokumentet har bevarats korrekt.

Det rekommenderas inte att använda en skannad signatur, eftersom den inte har någon juridisk kraft och kan leda till att avtalet hävs.

Resultat:
Att distansteckna ett hyresavtal är bekvämt och modernt, men kräver noggrann efterlevnad av reglerna. Använd säkra kanaler, beprövade signaturmetoder och läs villkoren i kontraktet noggrant.